Besuch der Internetseite
Jeder Besuch auf unserer Internetseite wird in einer Protokolldatei erfasst, um die Datensicherheit zu gewährleisten. Dabei werden für maximal 24 Stunden folgende Daten gespeichert:
- Name der abgerufenen Datei
- Datum und Uhrzeit des Abrufs
- übertragene Datenmenge
- Meldung, ob der Abruf erfolgreich war
- IP-Adresse des Benutzers bzw. des Anbieters
- Internetadresse der vorhergehenden Seite (Referrer)
- Angaben zum Programm, das die Daten abruft (User-Agent)
Ein direkter Bezug der Zukunft – Umwelt – Gesellschaft (ZUG) gGmbH von der IP-Adresse auf Ihre Person ist nicht möglich und wird ausgeschlossen. Die IP-Adresse wird nur ausgewertet bei Angriffen auf unsere Webseite, bei Verstößen gegen die guten Sitten oder wenn das Internetangebot für sonstigen illegalen Handlungen genutzt wird. Ein Rückschluss aus der IP-Adresse auf Ihre Person ist dabei nur über Ihren Internetanbieter aufgrund eines polizeilichen oder staatsanwaltschaftlichen Ermittlungsverfahrens möglich.
Diese Daten werden nicht für statistische Zwecke herangezogen. Eine Weitergabe dieser Daten an Dritte, zu kommerziellen oder nichtkommerziellen Zwecken, erfolgt nicht.
Eingabe von personenbezogenen Daten in Formularen
Innerhalb der Internetseite besteht für einige Informationsangebote die Möglichkeit zur Eingabe personenbezogener Daten.
Es unterliegt Ihrer freien Entscheidung, ob Sie diese Daten eingeben. Es werden dabei nur diejenigen Daten erfragt, die für den gewünschten Informationsdienst erforderlich sind. Wir behandeln die Daten vertraulich und verwenden sie nur zu den Zwecken, zu denen sie erhoben wurden.
Ist eine Speicherung Ihrer persönlichen Daten für den in Anspruch genommenen Informationsdienst notwendig, werden Ihre Daten nur solange gespeichert, wie es zur Erfüllung des Angebotes bzw. der Aufgaben der Zukunft – Umwelt – Gesellschaft (ZUG) gGmbH, für die die Daten erhoben wurden, erforderlich ist.
Ist ein solches Informationsangebot abschlossen oder durch uns beendet, werden die personenbezogenen Daten nach maximal 6 Wochen unwiderruflich gelöscht.
Links zu Internetseiten anderer Anbieter
Unsere Internetseite enthält Links zu Internetseiten anderer Anbieter. Wir machen ausdrücklich darauf aufmerksam, dass diese die Daten ihrer Nutzerinnen und Nutzer entsprechend ihrer eigenen Datenschutzrichtlinien verarbeiten. Die Zukunft – Umwelt – Gesellschaft (ZUG) gGmbH hat keinen Einfluss darauf, dass diese Anbieter die Datenschutzbestimmungen einhalten.
Fotoaufnahmen für unsere Presse- und Öffentlichkeitsarbeit
Im Rahmen unserer Presse- und Öffentlichkeitsarbeit werden bei Veranstaltungen und Terminen Fotos aufgenommen, auf denen Sie gegebenenfalls erkennbar zu sehen sind. Der Aufnahme und/oder einer Veröffentlichung können Sie widersprechen. Bitte nutzen Sie für Ihren Widerspruch die oben genannten Kontaktdaten.
Online-Meetings, Telefonkonferenzen und Webinare
Zur Durchführung von Telefongespräche und Telefonkonferenzen (zusammen „Telefonate“), Online-Meetings, Videokonferenzen und/oder Webinaren (zusammen „Online-Meetings“) nutzen wir die Konferenz- und Kollaborationslösungen Zoom und Webex. Zoom ist ein Service der Zoom Video Communications, Inc. und Webex ist ein Service der Cisco Systems, Inc. Beide Unternehmen haben ihren Sitz in den USA. Wir nutzen zudem Slido als Teil von Webex zur Einholung von Umfragen in Online-Meetings beider Lösungen. Slido ist ein Service der sli.do s. r. o., die ihren Sitz in der Slowakei hat und zum Konzernverbund von Cisco Systems, Inc. gehört.
Art der Daten
Bei der Durchführung von Telefonaten werden folgende Daten verarbeitet:
- Kommunikationsinhalte: Audio, Voicemail
- Aufzeichnungen (optional): MP4-Dateien der Voicemail Audioaufzeichnungen
- Gesprächshistorie mit Teilnehmerinformationen: Angabe zur eingehenden und ausgehenden Rufnummer, Ländervorwahl, Anrufdatum und -uhrzeit, Anrufdauer
- Standortdaten: ungefährer Standort der Anrufteilnehmer (nächstgelegener Ort)
- Metadaten, Telemetriedaten: Session Information (z.B. Anrufergebnis, Anruftyp, Wartedauer), Teilnehmer-IP-Adressen, Geräte-/Hardware-Informationen
Bei der Durchführung der Online-Meetings werden verschiedene Datenarten verarbeitet. Bei der Durchführung der Online-Meetings werden verschiedene Datenarten verarbeitet. Der Umfang der Daten hängt dabei auch davon ab, welche Angaben zu Daten Sie vor bzw. bei der Teilnahme an einem Online-Meeting machen. Um an einem Online-Meeting teilzunehmen bzw. den „Meeting-Raum“ zu betreten, müssen Sie zumindest Angaben zu Ihrem Namen machen.“
Folgende personenbezogene Daten sind Gegenstand der Verarbeitung:
- Angaben zum Benutzer/zur Benutzerin: Vorname, Nachname, Telefon (optional), E-Mail-Adresse, Passwort (wenn Single-Sign-On nicht verwendet wird), Profilbild (optional), Abteilung (optional), Anmeldeinformationen
- Meeting-Metadaten: Thema, Beschreibung (optional), Teilnehmer-IP-Adressen, Geräte-/Hardware-Informationen
- Bei Aufzeichnungen (optional): MP4-Datei aller Video-, Audio- und Präsentationsaufnahmen, M4A-Datei aller Audioaufnahmen, Textdatei des Online-Meeting-Chats.
- Bei Einwahl mit dem Telefon: Angabe zur eingehenden und ausgehenden Rufnummer, Ländername, Start- und Endzeit. Ggf. können weitere Verbindungsdaten wie z.B. die IP-Adresse des Geräts gespeichert werden.
- Text-, Audio- und Videodaten: Sie haben ggf. die Möglichkeit, in einem Online-Meeting die Chat-, Fragen- oder Umfragefunktionen zu nutzen. Insoweit werden die von Ihnen gemachten Texteingaben verarbeitet, um diese im Online-Meeting anzuzeigen und ggf. zu protokollieren. Um die Anzeige von Video und die Wiedergabe von Audio zu ermöglichen, werden entsprechend während der Dauer des Meetings die Daten vom Mikrofon Ihres Endgeräts sowie von einer etwaigen Videokamera des Endgeräts verarbeitet. Sie können die Kamera oder das Mikrofon jederzeit selbst über die Zoom- oder Webex-Applikationen abschalten bzw. stummstellen.
- Umfragen-Ergebnisse: Ergebnisse, die über die Umfragen via Slido eingeholt werden.
- Q&A-Ergebnisse: Antworten auf Fragen, die über Slido eingeholt werden.
Umfang der Verarbeitung
Wir verwenden Zoom und Webex, um Online-Meetings durchzuführen. Wenn wir Online-Meetings aufzeichnen wollen, werden wir Ihnen das im Vorweg transparent mitteilen und – soweit erforderlich – um eine Zustimmung bitten. Die Tatsache der Aufzeichnung wird Ihnen zudem in den jeweiligen Applikationen angezeigt. Telefonate werden nicht aufgezeichnet.
Wenn es für die Zwecke der Protokollierung von Ergebnissen eines Online-Meetings erforderlich ist, werden wir die Chatinhalte protokollieren. Das wird jedoch in der Regel nicht der Fall sein. Wir werden Ihnen dies ebenfalls im Vorweg transparent mitteilen.
Im Falle von Webinaren können wir für Zwecke der Aufzeichnung und Nachbereitung von Webinaren auch die gestellten Fragen von Webinar-Teilnehmenden verarbeiten. Im Rahmen von Webex und Zoom nutzen wir zudem Slido. Hiermit können wir unsere Meetings interaktiver gestalten, indem wir Umfragen und Q&A’s in die Meetings einbinden. Die Umfragen und Q&A’s können damit in Echtzeit durchgeführt werden.
Eine automatisierte Entscheidungsfindung i.S.d. Art. 22 DSGVO kommt nicht zum Einsatz.
Nähere Informationen zum Umgang mit personenbezogenen Daten dort können Sie der Datenschutzerklärung der Auftragsverarbeiter entnehmen:
Cisco (WebEx)
Zoom
Slido
Rechtsgrundlage
Soweit personenbezogene Daten von Beschäftigten der Zukunft – Umwelt – Gesellschaft (ZUG) gGmbH verarbeitet werden, ist Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO i.V.m. § 26 Abs. 1 BDSG die Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung. Sollten im Zusammenhang mit der Nutzung von Zoom, Webex oder Slido personenbezogene Daten nicht für die Begründung, Durchführung oder Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses erforderlich, gleichwohl aber elementarer Bestandteil bei der Nutzung von Zoom, Webex oder Slido sein, so ist Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung. Unser Interesse besteht in diesen Fällen an der effektiven Durchführung von Telefonaten und Online-Meetings und der Verbesserung der direkten Interaktion mit Teilnehmenden.
Im Übrigen ist die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung bei der Durchführung von Online-Meetings Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO, soweit die Meetings im Rahmen von Vertragsbeziehungen durchgeführt werden.
Sollte keine vertragliche Beziehung bestehen, ist die Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO. Auch hier besteht unser Interesse an der effektiven Durchführung von Telefonaten und Online-Meetings.
Soweit Sie Ihr Einverständnis für die Video- und Tonaufnahme von Online-Meetings erteilt haben, stützt sich die Rechtmäßigkeit dieser Verarbeitung auf Ihre Einwilligung gem. Art. 6 Abs. 1 lit. a) DSGVO.
Weitergabe an Dritte
Personenbezogene Daten, die im Zusammenhang mit der Teilnahme an Telefonaten und Online-Meetings verarbeitet werden, werden grundsätzlich nicht an Dritte weitergegeben, sofern sie nicht gerade zur Weitergabe bestimmt sind. Beachten Sie bitte, dass Inhalte aus Telefonaten und Online-Meetings wie auch bei persönlichen Besprechungstreffen häufig gerade dazu dienen, um Informationen mit Kunden, Interessenten oder Dritten zu kommunizieren und damit zur Weitergabe bestimmt sind.
Die Anbieter Zoom Video Communications, Inc. und Cisco Systems, Inc. sowie sli.do s. r. o. erhalten notwendigerweise Kenntnis von den o.g. Daten, soweit dies im Rahmen unseren Auftragsverarbeitungsverträgen vorgesehen ist.
Im Rahmen von Support-Dienstleistungen (Zoom Phone) erhält in einzelnen Fällen unser Dienstleister WTG communications GmbH, mit dem wir ebenfalls einen Auftragsverarbeitungsvertrag abgeschlossen haben Kenntnis in personenbezogenen Daten.
Datenverarbeitung außerhalb der Europäischen Union
Zoom und Webex sind Dienste, die von Anbietern aus den USA erbracht werden. Eine Verarbeitung der personenbezogenen Daten findet damit auch in einem Drittland statt.
Zoom Video Communications, Inc. und Cisco Systems, Inc. sind unter dem Data Privacy Framework verifiziert, so dass für die Drittstaatenübermittlung ein Angemessenheitsbeschluss im Sinne von Art. 45 DSGVO vorliegt. Zusätzlich wurde mit beiden Unternehmen ein Auftragsverarbeitungsvertrag inklusive Standardvertragsklauseln abgeschlossen, sodass hierdurch zusätzlich eine geeignete Garantie im Sinne von Art. 46 Abs. 1, Abs. 2 lit. c DSGVO vorliegt. Als ergänzende Schutzmaßnahmen haben wir ferner unsere Konfiguration so vorgenommen, dass nur Rechenzentren in der EU/dem EWR genutzt werden.
Die sli.do s. r. o. befindet sich in einer Konzernstruktur mit der Cisco Systems, Inc. Daher kann bei der Nutzung von Slido nicht ausgeschlossen werden, dass personenbezogene Daten an die USA übermittelt werden. Für einen Datentransfer in die USA gilt das zuvor gesagte zu Cisco Systems, Inc.
Löschung von Daten
Audio- und Videoinhalte werden, sofern sie nicht aufgezeichnet werden, nicht (lokal) gespeichert. Wir löschen personenbezogene Daten grundsätzlich dann, wenn kein Erfordernis für eine weitere Speicherung besteht. Ein Erfordernis kann insbesondere dann bestehen, wenn die Daten noch benötigt werden, um vertragliche Leistungen zur erfüllen, Gewährleistungs- und ggf. Garantieansprüche prüfen und gewähren oder abwehren zu können. Im Falle von gesetzlichen Aufbewahrungspflichten kommt eine Löschung erst nach Ablauf der jeweiligen Aufbewahrungspflicht in Betracht.
